目的

第1条

1. この規程は、公益社団法人日本山岳ガイド協会（以下「ガイド協会」という） が事業活動にあたり、個人情報を適切に収集、利用、管理、提供することにより、取り扱う個人情報を適正に保護することを目的とする。

定義

第2条

1. この規程において使用する用語は、以下のとおり定義する。
   1. 「個人情報」とは生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、 生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報 と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができること となるものを含む。）をいう。
   2. 「本人」とは個人情報から識別され、又は識別され得る個人をいう。

個人情報の取り扱いの制限

第3条

1. 次に掲げる個人情報は、法令もしくは条例（以下「法令等」という）に特段の定 めがあるとき、及び本人の明示的な同意がある場合を除いて、これを収集し、利用し、 または提供してはならない。
   1. 人種および民族
   2. 思想、信条および宗教
   3. 犯罪歴
   4. その他社会的差別の原因となるおそれのある個人情報

個人情報の収集

第4条

1. 個人情報の収集は、ガイド協会の事業活動の範囲内で行い、あらかじめ利用目的 を明確にし、当該目的達成のために必要な範囲内で行わなければならない。
2. 個人情報の収集は、適法かつ公正な手段で行わなければならない。

収集の方法

第5条

1. 個人情報の収集は、利用目的を明示し、これを本人から収集しなければならない。 ただし、次の各号により収集する場合を除く。
   1. 法令等の規定に基づき収集するとき。
   2. 本人の同意に基づき収集するとき。
   3. 個人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ない必要があると 認めて収集するとき。
   4. 出版、報道、その他これに類する行為により公にされたものから収集するとき。
   5. その他本人以外の者から収集するに相当な理由があるとき。


2. 前項各号により本人以外の者から個人情報を収集したときは、その旨および当該個 人情報にかかる利用目的を本人に通知しなければならない。

個人情報の利用及び提供

第6条

1. 個人情報の利用及び第三者への提供は、原則として収集したときの利用目的の範囲内で行わなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りではない。
   1. 法令等に基づき利用し、又は提供するとき。
   2. 本人の同意に基づき利用し、又は提供するとき、若しくは本人に提供するとき。
   3. 個人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ない必要があると認められて利用し、又は提供するとき。
   4. 公共の利益の保護又はガイド協会若しくは個人情報の開示の対象となる第三者の法令に基づく権限の行使のために必要があると認められて利用し、又は提供するとき。
   5. 本人の利益を侵害しない範囲において、ガイド協会又は個人情報の開示の対象となる第三者その他当事者の合法的な利益のために必要と認められて利用し、又は提供するとき。
   6. その他相当の理由により、収集したときの利用目的の範囲を超えて利用し、又は提供するとき。
2. 前項各号により、収集したときの利用目的の範囲を超えて当該個人情報を利用し、 又は第三者へ提供したときは、その旨およびその目的を本人に通知しなければならない。
3. 第 1 項各号に定める他、収集したときの利用目的の範囲を超えて当該個人情報を利 用し、又は第三者へ提供する場合は、あらかじめその旨およびその目的を本人に通知し、 本人の了解を得なければならない。
　

個人情報の正確性の確保

第7条

1. 個人情報は利用目的に応じ必要な範囲内において、その保有する個人情報を正確かつ最新の情報で管理するものとする。

個人情報の安全性の確保

第8条

1. 個人情報への不当なアクセス又は個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩の防止そ の他個人情報の適切な管理のための措置を講ずるものとする。

個人情報の廃棄

第9条

1. 利用目的に関し保有する必要がなくなった個人情報は、速やかに、かつ確実に廃棄しなければならない。

役員および職員の責務

第10条

1. ガイド協会の役員及び職員は、職務又は業務において知り得た個人の情報の内容をみだりに第三者に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。

個人情報の委託処理に関する取扱い

第11条

1. 情報処理又は業務処理を外部委託するなどのため個人情報を外部に預託する場合は、当該契約において、個人情報の適切な取り扱いについて受託者が構ずるべき措置を 明らかにしなければならない。

自己情報の開示請求

第12条

1. ガイド協会が保有する個人情報に対する、当該個人情報の本人から開示請求があったときは、本人であることを確認の上、応じるものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、当該本人情報の全部または一部の開示をしないことができる。
   1. 開示請求のあった個人情報に開示を請求した者（以下「請求者」という）以外の個人の情報が含まれる場合であって、請求者に開示することにより、当該個人の正当な利益を侵すことになると認められるとき。
   2. 開示請求のあった個人情報に法人等に関して記録された情報又は個人が営む事業に関する情報が含まれる場合であって、請求者に開示することにより、当該法人又は当該個人が有する競走上の正当な利益を侵すことになると認められるとき。
   3. 開示請求があった個人情報が個人の指導、診断、評価、選考等に関する情報であって、請求者に開示することにより、当該指導、診断、評価、選考等に著しい支障が生じるおそれがあるとき。
   4. 法令等の規定により明らかに本人に開示することができないとされているとき。
   5. その他開示しないことが正当であると認められるとき。

自開示請求に対する決定

第13条

1. ガイド協会は、開示の請求があった場合には、当該開示の請求があった日から起算して２週間以内に、当該開示請求について開示又は非開示の決定をしなければならない。ただし、当該期間内に決定をすることができないやむを得ない理由があるときは、その理由がやんだ後、決定することができる。
2. 前項の決定をしたときは、その旨を請求者にただちに通知しなければならない。
3. 前条各号及び第１項ただし書きにより、非開示又は一部非開示もしくは当該期間経過後の決定を行った場合は、請求者にその理由を明示しなければならない。

自己情報の訂正

第14条

1. ガイド協会は、開示の請求があった場合には、当該開示の請求があった日から起算して２週間以内に、当該開示請求について開示又は非開示の決定をしなければならない。ただし、当該期間内に決定をすることができないやむを得ない理由があるときは、その理由がやんだ後、決定することができる。
2. 前項の決定をしたときは、その旨を請求者にただちに通知しなければならない。
3. 前条各号及び第１項ただし書きにより、非開示又は一部非開示もしくは当該期間経過後の決定を行った場合は、請求者にその理由を明示しなければならない。

自己情報の訂正

第15条

1. ガイド協会が保有する個人情報について、当該個人情報の本人から利用停止を求められたときは、本人であることを確認の上、これに応じるものとする。ただし、公共の利益の保護、又はガイド協会もしくは当該個人情報の開示対象となる第三者の法令等 に基づく権利の行使または義務の履行のために必要な場合についてはこの限りではない。
2. 前項ただし書きに該当する場合には、当該請求者にその理由を通知するものとする。

苦情の申出

第16条

1. ガイド協会は、保有する当該個人情報の本人から個人情報の取扱いにつき苦情の申出を受けたときには、遅滞なく必要な調査を行なった上、当該申出の処理を行い、申出をした者にその内容を通知するものとする。

個人情報の管理責任者

第17条

1. 個人情報の管理責任者は総務担当次長とする。
2. 個人情報管理責任者は、この規程に定められた事項を円滑に処理し、ガイド協会にかかる個人情報が適正に取り扱われるよう取り組まなければならない。

改廃

第18条

1. この規程の改廃は理事会の決議による。

補足

第19条

1. この規程に定めるものの他必要な事項は、理事長が別に定める。

附則

1. この規程は、2024年4月１日から適用する。
2. この規程にかかわらず、インターネット上の個人情報の扱いについてはガイド協会のホームページに掲載する「プライバシーポリシー」による。同ポリシーに定めのない事項については本規程を適用する。